Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Geltungsbereich: Diese Erklärung gilt für die Website q-ki.com sowie für unsere Anwendungen Q-KI Hub (hub.q-ki.com) und Q-KI Servicebot (*-sb.q-ki.com).

Wichtige Abgrenzung: Für personenbezogene Daten, die unsere Kunden im Rahmen ihres Vertrags in den Q-KI Hub oder den Q-KI Servicebot einstellen, ist der jeweilige Kunde die verantwortliche Stelle. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Abschnitt 7 erläutert die Abgrenzung.

2. Verantwortliche Stelle

Q-KI – Qualität & Künstliche Intelligenz
Inhaber: Cihan Topaç
Habsburger Allee 62b, 76767 Hagenbach
E-Mail: info@q-ki.com

Zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind wir gesetzlich nicht verpflichtet (§ 38 Abs. 1 BDSG). Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die vorstehende Adresse.

3. Erhebung personenbezogener Daten

Auf der Website erheben wir personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen – etwa über das Kontaktformular oder per E-Mail. In den Anwendungen verarbeiten wir die in Abschnitt 7 beschriebenen Daten.

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, speichern wir Ihre Angaben zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung.

Der Versand der Formularnachricht erfolgt über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Verarbeitet werden dabei der Nachrichteninhalt, Ihre E-Mail-Adresse und technische Übertragungsdaten. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Anfragen ohne anschließende Vertragsanbahnung löschen wir spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

5. Hosting und Protokolldaten

5.1 Website

Die Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Anbieter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA.

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit) verarbeitet, um die Auslieferung der Inhalte und den Schutz vor Angriffen sicherzustellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: cloudflare.com/de-de/privacypolicy.

5.2 Anwendungen

Q-KI Hub und Q-KI Servicebot werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Serverstandort: Nürnberg, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5.3 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Anwendungen werden Protokolldaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb sowie die Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 30 Tagen.

6. Cookies

Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Sicherheitscookies von Cloudflare (Website)
• qki_sid – Missbrauchsschutz des KI-Assistenten auf der Website
• Sitzungs-Cookie für die Anmeldung im Q-KI Hub und im Q-KI Servicebot
• qki-locale – speichert die gewählte Oberflächensprache

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

7. Q-KI Hub und Q-KI Servicebot: Rollenverteilung

Wir unterscheiden zwei Datenkategorien:

a) Daten, für die wir Verantwortlicher sind
Kontostammdaten der von unseren Kunden angelegten Nutzer (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Firmenzuordnung), Anmeldezeitpunkte sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten. Zweck: Bereitstellung, Absicherung und Abrechnung der Anwendung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

b) Daten, für die unser Kunde Verantwortlicher ist
Sämtliche Inhalte, die Kunden in der Anwendung erfassen oder hochladen – etwa Reklamations- und 8D-Vorgänge, Audit- und Prüfergebnisse, Qualifikationsnachweise, Prüfmitteldaten und Dokumente. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen wenden sich mit ihren Rechten an den jeweiligen Kunden.

Mandantentrennung: Jeder Kunde erhält einen logisch getrennten Mandanten. Jede Datenbankabfrage ist an die Firmenzuordnung der authentifizierten Sitzung gebunden. Ein Zugriff auf Daten anderer Kunden ist technisch ausgeschlossen.

8. Eingesetzte KI-Dienste und Übermittlung in Drittländer

Für KI-gestützte Funktionen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

Die Verarbeitung erfolgt anlassbezogen und nur bei aktiver Nutzung einer KI-Funktion. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist diese durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Nach den Geschäftsbedingungen beider Anbieter werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im Verhältnis zu unseren Kunden Art. 28 DSGVO.

Hinweis für Nutzerinnen und Nutzer: Geben Sie in KI-Funktionen keine personenbezogenen Daten ein, die zur Beantwortung nicht erforderlich sind.

9. Speicherdauer

10. KI-Assistent auf der Website

Wenn Sie den KI-Assistenten auf q-ki.com nutzen, werden Ihre Eingaben an unseren Server (n8n) und zur Antwortgenerierung an Anthropic (Claude) übermittelt (siehe Abschnitt 8). Zum Schutz vor Missbrauch setzen wir das technisch notwendige Cookie qki_sid sowie eine gehashte Verarbeitung Ihrer IP-Adresse ein. Klartext-IP-Adressen werden nicht dauerhaft gespeichert. Chat-Verläufe werden nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem missbrauchssicheren Betrieb).

Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ausgaben unserer KI-Funktionen sind Vorschläge und Hilfestellungen. Bewertungen und Entscheidungen treffen ausschließlich die Nutzerinnen und Nutzer.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Kunde in unseren Anwendungen verarbeitet, leiten wir Sie an den zuständigen Verantwortlichen weiter (siehe Abschnitt 7).

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz

14. SSL/TLS-Verschlüsselung

Website und Anwendungen nutzen eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

15. Stand dieser Erklärung

Stand: Juli 2026. Wir passen diese Erklärung an, sobald sich Verarbeitungen oder eingesetzte Dienste ändern.